Proyecto-guía para almacenamiento de agua en zonas áridas

Guía para realizar un
Proyecto de Provisión de Agua
CISTERNAS DOMICILIARIAS Y COMUNITARIAS


I - Presentación

Esta es una guía preformada tomada de un conjunto de modelos de proyectos ya existentes para tener en cuenta en la realización de un proyecto para suministro de agua en una zona desfavorable a través de cisternas domiciliarias (que incluye el método de captación de agua de lluvia), cisternas comunitarias, perforaciones para extracción de agua potable y su posterior distribución. No se pretende con el mismo hacer una única modalidad ni tampoco adueñarnos de la idea de nadie, sino que simplemente es una guía a lo que otros ya hicieron y formaron. Tomamos en cuenta situaciones de nuestro país como de otras regiones en donde el agua es un problema permanente que requiere de acciones sabias y solidarias por parte de las autoridades e instituciones que desean colaborar en la mejora de la calidad de vida de las personas. Este tipo de proyectos requiere de mucho tiempo pero en la buena predisposición de voluntarios es donde se logra llegar al objetivo. Es realmente necesario que los motores sean los mismos beneficiarios, que ellos se involucren tanto en la faz inicial como operativa como solicitantes para lograr el propósito del proyecto.

II - Primeros pasos

En primer lugar, al recibir la necesidad de la realización de un proyectodebemos tener una charla previa o bien un contacto vía telefónica o por email para ir conociendo el lugar, la situación, la necesidad, analizar los pasos a seguir, etc. Se debe ubicar la localidad, paraje, caserío o barrio dentro del área urbana o suburbana donde se pretende realizar el proyecto. Para la concreción de este proyecto es necesario realizar la labor de manera personalizada o a distancia en forma conjunta con los solicitantes o intervinientes directos representado a la comunidad, la comunidad beneficiaria misma y los coordinadores del proyecto. Es necesario intercambiar entre los intervinientes de manera permanente información, relevamientos, opiniones, datos estadísticos, etc.

III - Como se presenta un proyecto
Para presentar el proyecto es importante identificar los actores (empresa, entidad, ONG, fundación, municipio o comuna) que realizarán la presentación final a las autoridades provinciales y/o nacionales indicando su labor como:

1) Solicitante
2) Interviniente 
3) Ejecutante

La misión de cada uno estará establecida de acuerdo al compromiso que haya asumido. Una ONG puede entregarle el proyecto a una comuna de manera solidaria y ser luego parte del seguimiento para que ésta lo presente a un organismo de la provincia o nación y así genere el compromiso de gestión necesaria para la concreción. Hay empresas que han donado sus honorarios en proyectos relacionados a lo social para así brindar una especie de “publicidad” para entrar a una vidriera de proveedores en cuanto a que la obra a ejecutar sea tenido en cuenta en la comercialización de materiales y/o mano de obra. En este último caso, la derivación de la ejecución que estará a cargo del organismo interviniente con una Licitación Pública bajo un método de pliegos que el mismo organismo luego organizará, y que quedará a cargo de finalizar su concreción en el ámbito administrativo. De esta manera se desliga toda responsabilidad inicial administrativa de selección de oferentes la entidad, ONG, comuna o empresa que presente el proyecto.

a) Datos de la Zona (planimetría con la delimitación de localidades, parajes, zonas, manzanas, sectores y viviendas)
Se trata de identificar quiénes serán los beneficiarios inmediatos (los directamente favorecidos, los sectores que se benefician a futuro, etc)
El plano tendrá todos los datos necesarios para su mejor interpretación.

b) Técnica de elaboración de proyectos
Para realizar un proyecto existe una serie de pautas que se utilizan sobre todo para organizar las ideas y ordenar los objetivos, de esta manera se logran establecer los cursos de acción y concretar una serie de actividades específicas.
Utilizaremos esta guía para ver lo que queremos realizar y hacer efectivas las decisiones y de esta manera intentar obtener los resultados que nos propusimos.
Trataremos de no tener un conglomerado de propuestas sino ir a una sola efectiva.

IV – Definición, Inicio y Desarrollo del Proyecto
En el sentido técnico el alcance de realizar un proyecto trata de una ordenación de actividades y recursos que se hacen para la producción de un elemento. Mientras trabajamos nos encontraremos con pasos a resolver mientras vamos haciendo la labor. Por ello debemos designar el conjunto de actividades que se proponen realizar de una manera articulada entre sí, analizar las necesidades, obtener los datos mediante relevamientos, resolver los problemas, coordinar dentro de los límites de un presupuesto y de un período de tiempo. Por lo que hemos tenido de experiencia un proyecto se realiza de manera consciente y eficaz en el término de 365 días sin embargo se pueden mejorar los tiempos de acuerdo a las personas y las posibilidad de conseguir datos y volcarlos al plano real.
Los proyectos tienen un término de entre 180 días a dos años para su análisis hasta su completa aprobación, tanto en lo que es paso administrativo como la posterior presentación en los departamentos de control de Hidráulica o del Ministerio de Desarrollo Social.

En primer lugar debemos saber que las posibilidades para realizar un proyecto para captación y distribución de agua pueden ser mediante alguna de estas tres posibilidades:

1) Cisternas domiciliarias
2) Perforación para extracción
3) Extensión para su distribución

a) Diseño del proyecto
Para que un proyecto esté bien diseñado y formulado debe tener lo siguiente:
1) Fundamentación (cuales son las razones)
2) Finalidad (el fin al que contribuirá)
3) Objetivos (que se espera)
4) Beneficiarios (a quien va dirigido)
5) Productos (que debe producir)
6) Actividades (con que acciones se generará)
7) Insumos (que recursos se necesitan)
8) Estructura Administrativa (quien ejecutará el proyecto)
9) Modalidad de Operación (como se ejecutará)
10) Calendario (tiempo de ejecución)
11) Requisitos (factores externos de seguridad de éxito del proyecto)

b) Clasificación del proyecto
Este es un tipo de proyecto social, por lo que lo relacionamos como indirectamente productivo. Debemos saber que el proyecto que se presente puede ser rechazado por incompleto, aceptado con modificaciones o bien, aceptado en su totalidad sin ningún tipo de correcciones o modificaciones. En la mayoría de los casos (un 66%) los proyectos son aceptados para ser modificados, de los cuales un 33 % llegan a su completa realización.

c) Aporte Económico
Hay dos posibilidades de acceso en lo económico. Una es a través del aporte directo del Ministerio de Desarrollo Social y otro a través de una gama de créditos a los beneficiarios. De acuerdo a ello el estado es el que determinará la situación de las familias beneficiarias para atender de manera gratuita esta necesidad. Obviamente que para lograr esto hay que realizar un trabajo fino en cuanto a la información a recabar.

V - Guía para el diseño y la elaboración de proyectos
1) Denominación
El objetivo es identificar el proyecto, indicar el marco institucional desde el cual se realizará, hacer referencia a la institución, comuna, municipio, organismo u ONG que lo presenta, y el responsable de la ejecución del proyecto pues hay casos en los que el que ejecuta no es el mismo que el que patrocina, por ello hay que indicar también el organismo patrocinante.

2) Naturaleza del proyecto
Debemos justificar el proyecto. A ello sumaremos la mayor cantidad de información (cartográfica, hidrográfica, fotográfica, testimonios, informes, etc). De allí comenzaremos a recabar información para ir armando el proyecto al cual comenzaremos a incorporar su “naturaleza” contando con la descripción real y la fundamentación del mismo. Podemos requerir estos dos elementos necesarios:

a. Descripción del proyecto (qué se quiere hacer)
Si bien la denominación identifica el proyecto debemos hacer una descripción, no muy extensa, ya que a lo largo del proyecto se irá ofreciendo información complementaria de todos sus aspectos. Lo que hay que hacer es dar la mayor cantidad de datos necesarios: tipo, clase, ámbito que abarca, contexto en el que se ubica desde el punto de vista de la organización, etc.

b. Fundamentación o justificación (por qué se hace, razón de ser y origen del proyecto)
En la fundamentación del proyecto hay que presentar la argumentación lógica y/o las razones que justifican la realización del mismo. Hay que tener en cuenta la prioridad y urgencia del problema para el que se busca solución y justificar por qué este proyecto que se formula es la propuesta de solución más adecuada o viable para resolver ese problema.
Muchas veces se justifica el proyecto pero no se fundamenta adecuadamente en base a un diagnóstico de situación. Otras veces se aportan datos acerca del problema que se pretende resolver, con el proyecto, pero se olvida incluir una evaluación que justifique por qué el proyecto es lo mejor que se puede hacer en esa situación.
Las razones que pueden dar lugar a un proyecto suelen ser muy variadas: hay una necesidad y no existe un servicio para satisfacerla, el servicio existente es insuficiente, se quiere mejorar la calidad de la prestación, etc. En definitiva, se trata de identificar y analizar el problema que se pretende solucionar. Analizar por qué y para qué se hace el proyecto. Efectos negativos en cuanto a no concretarse el objetivo del mismo.

3) Qué prioridad se concede a la solución de ese problema.
Toda fundamentación se apoya en dos tipos de razones y justificaciones directamente relacionadas con los criterios para el establecimiento de prioridades. Una es la razón política del proyecto desde un plan general o un programa nacional (p.ej. el Plan Agua Para Todos) que puede estar encaminado dando apoyo a la comuna que se deba hacer cargo de la coordinación y rendición de gastos. En este apartado conviene hacer referencia a declaraciones de política, planes existentes, programas ya aprobados, etc, ya que tendrá mejor repercusión. Otra de las razón es la técnica, en las que se expresan las razones objetivas (necesidades y problemas y magnitud de los mismos) que dan lugar, a la realización del proyecto. En este punto también es conveniente hacer referencia a las necesidades de ejecución del proyecto e indicar si éste forma parte de un programa más amplio previamente formulado, etc. (cuando la probabilidad de ese proyecto hace a una extensión a otra localidad o barrio cercano)

4) Relevamientos
El estudio del espacio donde se va a realizar el proyecto implica el conocimiento de todas las bases ya sea espacios abiertos y cerrados y personas. La tarea bajo esta guía no dejará de tener errores dado a que la información que se maneja no es a través de una consultora (cuya labor acrecentaría los costos) sino a través de voluntarios que la mayoría de las veces no recibirán el 100% de la información que soliciten.

5) Diagnóstico
Esta tarea debe quedar claramente reflejada en la fundamentación, pues permite desde otro enfoque visualizar cuales son las prioridades respecto de la solución del problema que presente la entidad en el proyecto. La existencia o no de recursos para resolver un problema, condiciona en gran medida las posibilidades de ejecución y la viabilidad de un proyecto. En caso de ser una ONG es probablemente un compromiso nato el de donar los honorarios y gastos de movilidad que sean necesarios para la realización del proyecto.

6) Problemática de la zona (estudio sobre impacto ambiental)
Se debe incorporar toda la información necesaria sobre la situación de riesgos en la salud de las personas y medio ambiente posible. El informe de impacto ambiental debe ser breve pero conciso y debe estar realizado por un ingeniero agrónomo matriculado.

7) Justificación del proyecto
Hay que presentar los resultados que haya arrojado la evaluación previa del proyecto, acerca de su viabilidad, análisis costo-beneficio o costo-oportunidad, productos, efectos e impacto, etc. Esta es la tarea más fatigosa del proyecto, ya que debemos hacer la evaluación de los elementos que necesitares (materiales, mano de obra, etc) que permite seleccionar, evaluar y priorizar el proyecto. Se hace una vez que esté decido que tipo de proyecto queremos realizar. Luego de conocer el modelo básico de la obra (p.ej. en caso de cisternas domiciliarias, tener el modelo de una cisterna con un tipo de material, de medida, diseño, etc). Los resultados deben quedar reflejados en esta parte del documento que contiene el proyecto. Lo fatigoso del tema no es conseguir los presupuestos sino la posterior organización de los costos que tendrá tanto en forma parcial como total el proyecto.

8) Marco institucional (datos de la organización y equipo responsable de la presentación)
Cuando el proyecto se formula en una organización o institución que será responsable total o parcialmente de la ejecución, pero éste será presentado para su eventual aprobación y/o ejecución por otra entidad ajena a la que formula el proyecto, conviene dedicar especial atención a este punto.
Será necesario indicar la naturaleza de la organización, su mandato, situación jurídica y administrativa, instalaciones y servicios, estructura orgánica y procedimientos administrativos, personal, etc. También es conveniente en este punto incluir aspectos directamente relacionados con el proyecto, como por ejemplo: políticas y prioridades de la organización, relaciones con otras instituciones, etc.
En los casos de proyectos que se presentan a otras instituciones en donde la obra sea financiada a las familias beneficiarias o bien a la comuna donde se sitúe el proyecto, y donde ésta pueda refinanciar el costo de la obra, puede ser más práctico adjuntar toda esta información (que suele ser amplia) en un dossier aparte del proyecto. Todo ello, con el fin de no abultar innecesariamente el documento que contenga el proyecto.
Lo importante es informar clara y profundamente acerca de la institución, ONG, organización o empresa que será la responsable fundamental de la planificación y ejecución del proyecto.

9) Finalidad del proyecto (impacto que se espera lograr)
Conviene aclarar antes de explicar este punto que no en todos los proyectos es necesario explicitar finalidades últimas. Debemos considerar que, para formular finalidades de un proyecto, es necesario que éstas justifiquen debidamente elproyecto y sus objetivos, sea posible verificar cuantitativa o cualitativamente su marcha y constituya preferiblemente un único fin o vaya acompañado de otros fines compatibles.

10) Objetivos (para qué se hace, qué se espera obtener)
Explicitar los objetivos es responder a la pregunta para qué se hace. Es decir, se trata de indicar el destino del proyecto o los efectos que se pretenden alcanzar con su realización.
Es importante definir los objetivos específicos e inmediatos y los complementarios, cuando una vez finalizado el proyecto pueda tener una posterior utilización para mejorar otros aspectos de la vida de las familias beneficiarias del lugar o su entorno.

11) Metas (cuánto se quiere hacer, servicios que se prestarán y/o necesidades que se cubrirán)
Como lo acabamos de indicar, los objetivos expresan en términos simples y generales los propósitos que se desean alcanzar.

12) Beneficiarios (destinatarios del proyecto, a quién va dirigido)
Se trata de identificar quiénes serán los beneficiarios inmediatos (los directamente favorecidos por la realización del proyecto) y quiénes serán los beneficiarios finales o indirectos, o sea, aquellos a quienes favorecerán los impactos del proyecto. Generalmente, se trata de dos tipos de destinatarios bastante diferenciados. Se incluyen informes socio-económicos desde áreas municipales o comunales. Y obviamente, los datos de los beneficiarios:

a. Identificación de la familia (apellido)
b. Cantidad de personas en la vivienda (no datos sino situaciones, mayores, menores, etc)
c. Situación general (descrita mediante indicadores de ingresos, de nutrición, o lo que fuese necesario)
d. Ocupación (toda la información que pueda recabarse)
e. Acceso a los servicios (viviendas sin agua potable o electricidad, otros servicios)
f. Seguridad Social (obra social, salarios, beneficios sociales, pensiones, trabajadores sin seguridad social, discapacidades, etc)
g. Información adicional (toda información referente a la familia que pueda recabarse sobre educación, )

13) Especificación operacional de las actividades y tareas a realizar (con qué acciones se generarán las tareas y sus actividades necesarias)
La ejecución de cualquier proyecto, presupone la concreción de una serie de actividades e implica la realización de un conjunto de tareas concretas. En otras palabras, ningún proyecto puede realizarse sin una sucesión de quehaceres y aconteceres que tienen el propósito de transformar ciertos insumos en los resultados previstos (productos) dentro de un período de tiempo determinado. Indicación de la cantidad y calidad de los insumos necesarios (recursos humanos, servicios, equipo, dinero, bienes, etc.) involucrados en cada operación, con referencia a la asignación de recursos por actividad.
De lo que se trata es de no limitarse a un simple listado de actividades y tareas, sino de establecer un curso o trayectoria que permita fijar la dinámica del proyecto en función del volumen y ritmo de operaciones.

14) Apoyo y Gestión posterior al Proyecto (como realizar el seguimiento de la presentación)
Una vez presentado el proyecto es la institución requirente, municipio, comuna o comisión vecinal quien debe realizar el seguimiento del estado del expediente en el organismo competente, ya sea Hidráulica, Ministerio de Desarrollo Social o Legislatura.
Cada institución que participe del trabajo puede apoyar este seguimiento y colaborar en el proceso de gestión para que el proyecto sea considerable acceso para el presupuesto del año siguiente y por consiguiente se apruebe.
Es importante que se tomen nota de los lugares donde se presente (muchas veces suele ser e dos o tres lugares a la vez) a los fines de establecer contacto con las personas que manejan cada área, saber sus números telefónicos, secretarías y delegaciones .

15) Métodos y técnicas a utilizar (modalidades de operación)
Se trata de otra forma o aspecto de explicitar cómo se hace. En este apartado hay que especificar el instrumental metodológico y técnico que se utilizará para realizar la construcción de cisternas, perforaciones y su posterior distribución.
Cuando existe un único procedimiento para llevar a cabo una actividad, lo importante es usar esa técnica de la manera más eficaz posible. Si éste fuera el caso, en el diseño del proyecto se podría hacer alguna sugerencia al respecto. Pero cuando existe una gama de técnicas alternativas, el problema que se plantea es el de seleccionar una de ellas. Ahora bien, en este caso, lo que debemos tener bien claro son los criterios de selección. En estas circunstancias, desde el punto de vista metodológico, hay que establecer los mecanismos de inserción e implicación de los beneficiarios, en la realización del proyecto.

16) Determinación de los plazos o calendario de actividades (cuándo ocurrirá)
Uno de los aspectos esenciales en la elaboración de un proyecto es la determinación de la duración de los trabajos a realizar. Este ítem o aspecto es lo que se denomina "calendarización del proyecto".

17) Determinación de los recursos necesarios (quiénes y con que se realizará el proyecto, insumos)
Todo proyecto requiere para su realización una serie de recursos (bienes, medios, servicios, etc.) para obtener el producto y lograr el objetivo inmediato. Cuando se elabora un proyecto suelen distinguirse cuatro tipos de recursos para su realización.

a) Humanos: para ejecutar cualquier tipo de proyecto, hay que disponer de personas adecuadas y capacitadas para realizar las tareas previstas.

b) Materiales: es decir las herramientas, equipos, instrumentos, infraestructura física, etc., necesarios para llevar a cabo el proyecto.

c) Técnicos: se establecen, además, las alternativas técnicas elegidas y las tecnologías a utilizar.

d) Financieros: sobre la base de los cálculos de ejecución que explicamos a continuación se realiza una estimación de los fondos que se pueden obtener, con indicación de las diferentes fuentes con que se podrá contar: presupuesto ordinario, subvenciones, pago del servicio por los usuarios, ingresos o beneficios, créditos (externos e internos), etc. Con ello, se podrá establecer la estructura financiera del proyecto (quién o qué financia qué).

En cada casilla hay que consignar la cantidad de recursos financieros que son necesarios, de acuerdo a la actividad que tenga que realizarse y al momento temporal en que se ubique.
Debemos saber que un proyecto en el que no hay recursos, no es mucho más que una declaración de buenos propósitos.

Cálculo de los costos de ejecución o elaboración del presupuesto
En todos los casos, la realización de un proyecto supone unos costos y la disponibilidad de fuentes de recursos.
-Costo de personal: se calcula sobre la base del número de personas que participan en forma remunerada en la realización del proyecto, especificando el tipo de cualificación y la dedicación que se requiere en cada caso.
-Dietas o viáticos: incluye los gastos por desplazamiento del personal (transporte, alojamiento y alimentación), comunicaciones, etc., necesarios para realizar actividades fuera del lugar habitual de residencia.
-Material y equipos: costo de material, gastos de transporte e instalación, honorarios profesionales de ley por parte de los integrantes del organismo (no de las ONG o entidad ya que son los que donan el proyecto).
-Gastos de funcionamiento: electricidad, agua, gas. Gastos de oficina (papelería, teléfono, comunicaciones, etc), limpieza y conservación. Seguros, contribuciones e impuestos. Adquisición de libros, revistas, etc.
-Imprevistos: en todo proyecto hay que prever una cierta cantidad de dinero para gastos imprevistos. Esta suma se suele calcular sobre la base del 5% del total del presupuesto de gastos.
Lo que hay que hacer siempre es un presupuesto de gastos y de cálculo de recursos, incluyendo la fuente y procedencia de los mismos. Pero en algunos casos, se puede -o debe- hacer un estudio de costos. En esas circunstancias se incluyen los siguientes rubros:
-Costos directos: son .aquellos que se relacionan directamente con la presentación del servicio e inciden en forma inmediata para la realización y concreción del mismo.
-Costos indirectos: corresponden a los servicios complementarios que se originan como resultado de la ejecución del proyectó, por ejemplo, alquilar un equipo de amplificación, gastos de impresión de folletos, etc.
-Costos fijos: son los costos que no sufren variación a corto plazo cualquiera sea la magnitud de la prestación de los servicios o el nivel de producción, por ejemplo, los sueldos del personal de plantilla, el pago de alquiler de los edificios, etc.
-Costos variables: llamados también costos de operación. Varían directamente con el nivel de prestación de servicios o la magnitud de las actividades que se realizan, como por ejemplo, costos para la contratación de personal para tareas específicas; materias primas, energía eléctrica, etc.
-Costo de capital: pueden entenderse como los costos de las inversiones realizadas, o como el tipo de rédito que produciría ese capital aplicado a otra inversión.
-Costos corrientes: son aquellos que pierden su valor una vez que el gasto se ha efectuado.

De manera general y simplificada puede decirse que para la determinación de los costos, hay que considerar tres elementos:
a. los diversos factores que componen el proyecto
b. la cantidad usada de cada uno de los factores
c. el valor o precio de cada uno de los factores

Resumiendo la clasificación que puede hacerse de los costos, lo esquematizado en el siguiente cuadro:

1) Características del costo
2) Tipos de costos
3) De capital Corrientes Fijos Variables
4) Costos directos
5) Costos indirectos

Administración del proyecto (otros temas a tener en cuenta)
En el diseño del proyecto debe quedar claramente presentada la estructura de gestión para la ejecución del mismo
-Organigrama, donde aparezca claramente señalado el proyecto dentro de la organización existente, cómo se inserta en dicha organización.
-Responsabilidad del proyecto; esto es: determinar quién es responsable y de qué parte del trabajo
-Relaciones e interacciones de la empresa que realice la obra (relación con el municipio o comuna ya que la entidad o empresa que dona el proyecto no participa más de la actividad)
-Mecanismos de control, coordinación, supervisor.
-Sistemas de evaluación interna y seguimiento, en cuanto a responsabilidades y funciones.
-Canales de información: a quién hay que enviar informes, qué tipo de informes y con qué objeto.

Si se trata de un proyecto que será ejecutado por varias entidades u organizaciones habrá que especificar además la responsabilidad que asume cada una de ellas, así como el tipo de relación o vinculación que se establece a los efectos de la ejecución del proyecto (convenio, acuerdo, etc) También será necesario especificar los responsables de las relaciones de coordinación inter-institucional y sus atribuciones.

Indicadores de evaluación del proyecto
Los indicadores de evaluación son los instrumentos que permiten medir la progresión hacia las metas propuestas. Si carecemos de ellos, toda evaluación seria que nos propongamos será casi inútil, o poco viable. Tan importantes como las metas son los indicadores en un proyecto.

Factores externos condicionantes al proyecto
Lo que aquí denominamos pre-requisitos para el logro de los efectos e impacto del proyecto, son los factores externos significativos, sobre los cuáles la administración o dirección del proyecto puede no tener ningún tipo de control, pero que resultan esenciales para el éxito del Proyecto. Estos factores juegan un papel muy importante en las relaciones causales de los distintos niveles del proyecto.
Para determinar correctamente estos factores externos condicionantes del proyecto o pre-requisito para el logro de efectos e impactos, es necesario que sean:
Realistas y bien fundamentados, ya que de lo contrario el proyecto sería poco viable. Además, es preciso que no solamente se expongan los factores, sino que se muestren e indiquen las razones de por qué tiene posibilidades de acontecer (si no tiene bastantes posibilidades de ocurrir, se estará proponiendo un proyecto en el aire).
Precisos, esto es: que se expresen en términos concretos y no como expresión de buenos propósitos. Dicho en otras palabras, habrá que indicar con exactitud en base a qué fuente se determina el factor. Hay que huir de formulas vagas tales como "según datos disponibles", etc.
Completos, lo que implica señalar todos los factores externos que condicionan el éxito del proyecto a todos los niveles (impacto, efectos, productos, actividades, etc.). En cualquier caso, nunca deben señalarse factores que conciernan a las partes implicadas en el proyecto (ya sea en cuanto a insumos, obligaciones, etc.) ya que ello no queda fuera del control del proyecto.